Praca z domu przestała być benefitem zarezerwowanym dla nielicznych branż. W wielu firmach stała się normalnym sposobem organizacji zatrudnienia. Jednocześnie praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy, dlatego nie powinna opierać się wyłącznie na nieformalnym ustaleniu: „możesz jutro zostać w domu”.
Przepisy rozróżniają przy tym standardową pracę zdalną od pracy zdalnej okazjonalnej.
Czym jest praca zdalna?
Praca zdalna może być wykonywana całkowicie albo częściowo poza zakładem pracy, w miejscu uzgodnionym pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.
W praktyce może więc oznaczać zarówno pełny home office, jak i model hybrydowy, w którym część tygodnia pracownik spędza w biurze, a część w domu.
Nie oznacza to jednak pełnej swobody wykonywania pracy z dowolnego miejsca na świecie. Lokalizacja wykonywania pracy ma znaczenie również ze względu na kwestie organizacyjne, bezpieczeństwo, ochronę danych czy obowiązki pracodawcy.
Praca zdalna okazjonalna – 24 dni w roku
Osobnym rozwiązaniem jest okazjonalna praca zdalna.
Może być wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Co istotne, inicjatywa w tym przypadku należy do pracownika.
To rozwiązanie przeznaczone raczej do incydentalnych sytuacji niż do tworzenia regularnego modelu hybrydowego.
Jeżeli ktoś chce pracować z domu przykładowo dwa dni w każdym tygodniu przez cały rok, nie jest to w praktyce ten sam model co okazjonalna praca zdalna.
Czy pracodawca musi zgodzić się na home office?
Samo złożenie wniosku o okazjonalną pracę zdalną nie oznacza, że pracownik może jednostronnie zdecydować o pozostaniu w domu.
Istnieją jednak sytuacje, w których przepisy szczególnie wzmacniają pozycję określonych grup pracowników w zakresie składania wniosków dotyczących organizacji pracy.
Dlatego odpowiedź na pytanie „czy szef może odmówić pracy zdalnej?” zależy od rodzaju pracy zdalnej, sytuacji pracownika oraz możliwości organizacyjnych firmy.
Kto płaci za sprzęt do pracy zdalnej?
Przy regularnej pracy zdalnej przepisy nakładają na pracodawcę określone obowiązki związane z organizacją jej wykonywania.
Nie można zatem zakładać, że przeniesienie pracownika z biura do domu automatycznie przenosi wszystkie koszty prowadzenia stanowiska pracy na zatrudnionego.
Szczegółowe zasady mogą być określone m.in. w porozumieniu, regulaminie lub innych dokumentach stosowanych w danym zakładzie.
Inaczej wygląda część obowiązków związanych z pracą zdalną okazjonalną, dla której ustawodawca przewidział uproszczony model. Nadal jednak pracodawca ma obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym odpowiedniej oceny ryzyka i informacji BHP.
Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?
Praca zdalna nie oznacza, że pracownik znika poza zasięgiem pracodawcy. Nadal pozostaje zatrudniony, otrzymuje wynagrodzenie i jest zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków.
Kontrola nie może jednak oznaczać całkowitego ignorowania prywatności domowników i faktu, że praca odbywa się w prywatnym miejscu.
Zasady kontroli powinny być dostosowane do charakteru pracy zdalnej i wcześniej określonych reguł.
W praktyce znacznie częściej niż fizyczna wizyta przełożonego znaczenie ma kontrola wykonywania powierzonych zadań, dostępności pracownika oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji.
Czy podczas pracy zdalnej obowiązują godziny pracy?
Tak. Home office nie zmienia pracownika w osobę pracującą „kiedy chce”.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w określonym systemie czasu pracy, wykonywanie obowiązków z mieszkania nie znosi zasad dotyczących czasu pracy. Nadal znaczenie mają harmonogram, odpoczynek, nadgodziny i przerwy.
Podstawowe kodeksowe normy to co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
Problemem pracy zdalnej bywa wręcz odwrotna sytuacja – granica między pracą a czasem prywatnym zaczyna się zacierać.
Czy można pracować zdalnie z zagranicy?
Technicznie laptop może działać tak samo w Krakowie, Barcelonie czy na Bali. Z prawnego punktu widzenia sytuacja nie jest jednak tak prosta.
Długotrwałe wykonywanie pracy w innym kraju może rodzić dodatkowe kwestie związane z podatkami, ubezpieczeniami społecznymi, prawem właściwym dla zatrudnienia czy legalnością wykonywania pracy.
Dlatego wyjazd za granicę i rozpoczęcie stamtąd pracy bez wiedzy pracodawcy nie powinny być traktowane jak zwykła zmiana miejsca ustawienia biurka.
Praca zdalna nie oznacza pracy bez zasad
Największym błędem zarówno pracowników, jak i firm jest traktowanie pracy zdalnej jako nieformalnego dodatku funkcjonującego poza normalnymi zasadami zatrudnienia.
Zmienia się miejsce wykonywania obowiązków, ale nie znika stosunek pracy.
Pracownik nadal ma przełożonych, zadania i określony czas pracy. Pracodawca nadal odpowiada za prawidłową organizację zatrudnienia.
Dobrze przygotowane zasady pracy zdalnej ograniczają konflikty dotyczące dostępności, sprzętu, kosztów i kontroli. Im więcej osób w firmie pracuje z domu, tym ważniejsze staje się jasne ustalenie reguł.
